Journal de bord de l'organisation

Nous élaborons une ébauche du projet (date, parcours, financement, programme etc.) Et cela n'a déjà pas été facile.

Notre tout premier problème, les parcours. Nous savions que le mieux était de la faire à Tavannes car c'est la commune que nous connaissons le mieux et donc plus simple pour chercher où la placer. Pour l'un d'entre nous, il fallait qu'elle se trouve au centre du village, ce qui n'est pas bête du tout. Malheureusement, après avoir trouvé plusieurs possibilités, elles sont toutes tombées à l'eau à cause de travaux, de complexité avec le trafic, de vestiaires etc. Alors nous décidons d'abandonner le centre et nous choisissons le lieu où nous avons tout ce qu'il nous faut: devant la petite halle de gym. C'est l'endroit parfait, on peut faire passer les coureurs sur le chemin de la Promenade puis le parcours Vitae comme cela, ils courront dans la nature. De plus, il y a les vestiaires, et la place est idéale pour accueillir un food-truck! Et on pourra peut-être même faire des petites animations entre les catégories.

Bon, il manque plus que le financement. Comme nous souhaitons que tous les bénéfices reviennent à l'association, il faut dénicher l'argent pour l'organisation. Nous réfléchissons puis on se dit qu'étant donné que nous voulons créer un élan de solidarité autant faire participer les entreprises de la région.

Le site internet et le logo sont créés. Nous élaborons le flyer que nous envoyons à l'imprimerie. Et les différents contacts et papiers administratifs sont pris.

Puis, arrive la première inscription! Nous sommes aux anges, nous sentons que notre projet intéresse les gens! Cependant, tout ne va pas se passer comme nous l'espérons...

Et voilà, c'est déjà le début des galères. Nous prenons conscience que notre budgétisation n'est pas entièrement juste. Il manque ça et encore ça et à force, cela commence à faire beaucoup. Le problème est que nous devons tout louer et cela coûte cher, on doit trouver une solution...

-"Ok, on loue la salle communale pour baisser nos charges."

Mais malheureusement, elle est déjà prise.

-"Bon ben on va devoir louer une tente et tout le matériel pour que les gens puissent s'asseoir et profiter du food-truck, de boire quelque chose, de voir des gens etc."

-"Les prix sont pas donnés..."

-" Est-ce qu'on s'en sort avec le sponsoring des entreprises?"

-"Non..."

-"En plus, nous avons toujours qu'une seule inscription et le temps passe vite...Est-ce qu'on va s'en sortir?"

Du coup, plein de doutes s'insèrent dans nos têtes: Comment on fait si on a pas réussi à avoir la somme suffisante pour assumer les charges? Et si nous n'avons pas de coureurs? Pas de bénévoles? Si ça n'intéresse pas les gens?

"Allez on y croit! Même s'il n'y a que 50 coureurs c'est déjà bien, on est pas des professionnels et le moindre franc aide déjà les Cartons du coeur! Pour l'argent, viens, on fait un crowdfunding. On réfléchit plus aux "si" et on va de l'avant!"

A 20 jours de la fin du crowdfunding, nous commençons à douter de l'accomplissement de ce dernier... Nous sommes quelque peu déçu de voir que des projets d'arts sont aussi bien financés et lorsque nous essayons d'organiser une course solidaire, c'est plus compliqué de trouver des investisseur. Nous ne méprisons pas les projets d'arts bien au contraire mais nous aimerions rencontrer le même succès car cette cause est pour nous très importante. Il ne s'agit pas seulement de récolter de l'argent mais surtout de voir de la solidarité dans ce monde de plus en plus individualiste. Alors regarder notre crowdfunding stagner, nous déprime un peu...

Heureusement, de bonnes nouvelles nous poussent à aller de l'avant: des inscriptions arrivent petit à petit. Cela nous redonne confiance!

Et juste une petite explication pour les personnes qui ne connaissent pas le système de crowdfunding. En fait, il s'agit d'une récolte de fond pour un projet. Voilà comment ça se passe: nous mettons notre projet sur un site spécialisé et les gens qui souhaitent nous soutenir financièrement peuvent le faire par ce biais. En échange d'un don, nous donnons une petite contrepartie en fonction de la somme récoltée. Par exemple, pour notre course, si une personne nous offre 25 frs, nous lui enverrons un sac (totebag) pour la remercier pour son geste. Et ce genre de plateforme permette aux gens qui ont un projet de le réaliser! Cela va du projet communautaire comme le notre, à la création d'un CD ou encore la fondation d'une entreprise!

Allez jetez un coup d'oeil, peut-être qu'une contrepartie vous intéressera: https://wemakeit.com/projects/run-for-heart?locale=fr

C'est parti! Nous avons débuté notre campagne publicitaire. Pour ce faire, nous avons essayé de créer des images originales qui, nous l'espérons, attireront les coureurs, bénévoles ou sponsors. Nous les publions régulièrement sur les réseaux sociaux. Si vous souhaitez les découvrir, vous pouvez également vous rendre sous l'onglet "photos" de ce site.

Le crowdfunding est enfin terminé!!! Et avec réussite en plus!! Nous sommes tellement contents par la confiance que les gens nous témoignent. Cette réussite, nous soulage énormément et nous avons l'espoir qu'au final l'événement nous coûte moins que ce  que nous avions estimé afin de pouvoir donner le reste à l'association!

Et maintenant à un peu plus d'un mois de la course, le nombre de tâches a augmenté drastiquement.. Recherche de coureur, remplissage des papiers pour la commune, recherche de bénévoles, demande d'offre pour la matériel etc. ça n'en finit plus mais on y va avec joie!

Le nombre d'inscription n'augmente pas comme nous l'espérions. Peut-être que les gens vont attendre la dernière minute pour s'inscrire ce qui serait vraiment chouette mais pour nous c'est un gros doute qui s'installe.On espère que si nous n'avons pas beaucoup de participants, les gens viendront au moins pour boire quelque chose et profiter de nos stands.

Plus que 3 semaines avant la course. Nous devons commencer les préparatifs tels que la signalisation, le podium, les prix etc.

Un grand travail nous attend!

Une semaine avant la course, un gros doute quant à la réussite de notre projet au niveau du nombre de coureurs. En effet, vendredi 11 octobre 2019 nous n'avions encore que 34 participants. Malgré le stress de la semaine passée, nous savions que cet événement était déjà en soi une belle réussite! Avec la surprise de l'école secondaire de Tavannes, les sponsors qui nous soutienne, les gens autour de nous qui nous encouragent, les coureurs déjà inscrits, c'est déjà un succès pour nous! Et le but de cet événement est bien évidemment de récolter de l'argent mais également de faire connaitre l'association et que les gens participent à cette bonne cause. En faisant déjà un petit debrief, nous réalisons que nous pouvons cocher toutes les cases, donc c'est un succès!

Nous remercions tout le monde pour leur soutien et allez, direction le 19 octobre!

A 3 jours de la course, le travail n'a jamais été aussi intense. On ne s'arrête plus d'organiser la course. Si nous avions une série, un film à regarder et bien ce sera pour cette semaine!

Ah et j'oubliais, nous avons atteint les 50 coureurs, ce n'est pas génial ça?! Mais continuez à vous inscrire ;)